ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 30300-2015

Группа Т62

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Основные положения и словарь

System of standards for information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary

ОКС 01.140.20

Дата введения 2016-07-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. N 2123-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30300:2011* "Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь" (ISO 30300:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary", IDT).

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - .

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5)

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.

Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует применению лучшей деловой практики.

Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (здесь и далее по тексту - СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:

a) распределением функций и ответственности;

b) процессным подходом;

c) измерением и оценкой;

d) анализом и улучшением.

Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.

Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489-1, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основными при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, в случае если организации решают применять методологию ССМ.

________________

ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отношении действий по управлению документами.

Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.

Настоящие стандарты применяются как руководство по:

a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;

b) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;

c) проектированию и внедрению СУД;

d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффективности и функционирования и постоянного совершенствования.

Настоящие стандарты предназначены для:

1) высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;

2) работников, ответственных за внедрение СУД, таких как специалисты по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.

Некоторые элементы настоящего документа могут быть объектом патентных прав. ИСО и Росстандарт не отвечают за указание о наличии таких прав.

Рисунок 1 - Схема: стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, и взаимосвязанные международные стандарты и технические отчеты

1 Область применения

Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:

a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;

b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или

2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или

3) сертификации СУД сторонней организацией.

2 Основные положения СУД

2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления

Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.

СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами организации и гарантирует, что документные системы соответствуют требованиям организации.

В рамках СУД организации разрабатывают, внедряют и контролируют документные процессы и средства управления ими в целях соответствия политике управления документами, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными процессами и средствами управления ими, а также, каким образом документы взаимодействуют со всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.

Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь, документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) требования к документам иных систем управления, как и к самим системам.

2.2 Организационная среда

Организация или группа организаций могут использовать все или отдельные элементы стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, в соответствии со сферой деятельности и требованиями ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:

a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется управлять документами;

b) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не отвечающих установленным требованиям;

c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;

d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.

Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:

1) для одного или более специальных деловых процессов в организации;

2) для всей организации, охватывая все деловые процессы;

3) для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сферы деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.

При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, организации необходимо руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методических документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.

2.3 Потребность в СУД

2.3.1 Цель

Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.

Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.

Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:

a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;

b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;

c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;

d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;

e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;

f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;

g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;

h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;

i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.

2.3.2 Достоверные, аутентичные и пригодные для использования документы

2.3.2.1 Общие положения

В каждой организации для внедрения СУД определяются политика и цели в области управления документами, адаптированные к сфере деятельности организации. Внедрение СУД гарантирует создание документов, обеспечивающих потребности организации и общества в течение периодов времени (сроков хранения), установленных для документов, и управление ими.

Результатом успешного достижения целей в области документации является создание и управление документами, которые являются достоверными, аутентичными, целостными и пригодными для использования, как описано в 2.3.2.2-2.3.2.5.

2.3.2.2 Достоверность (документов)

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции.

2.3.2.3 Аутентичность

Для обеспечения аутентичности документов организация должна внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры управления созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов. Это обеспечит наличие у авторов документов соответствующих полномочий, а также возможность идентификации и защиты документов от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования или сокрытия.

2.3.2.4 Целостность

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен их проводить. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует четко документировать и контролировать.

2.3.2.5 Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении документ должен отражать связь с деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны содержать информацию, необходимую для понимания операций деятельности, в которых эти документы были созданы и использовались. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте - контексте деятельности и функций. Должны быть сохранены связи между документами, фиксирующими последовательность действий.

2.3.3 Создание документных систем

2.3.3.1 Общие положения

Цели СУД достигаются путем создания надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или систем электронного документооборота. Примеры приведены в 2.3.3.2-2.3.3.6.

2.3.3.2 Надежность

Надежные документные системы:

a) в соответствии с установленными правилами включают все документы в рамках деятельности, охватываемой ими;

b) организуют документы таким образом, чтобы отражать процессы деятельности;

c) защищают документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

d) в соответствии с установленными правилами функционируют в качестве основного источника информации в отношении действий, зафиксированных в документах;

e) обеспечивают при необходимости доступ ко всем документам;

f) фиксируют информацию о поиске, использовании и размещении документов, которыми они управляют;

g) способны непрерывно работать в соответствии с установленными правилами.

Надежные документные системы позволяют непрерывно вести деятельность и управлять рисками.

2.3.3.3 Защищенность (безопасность)

Защищенные документные системы применяют соответствующие средства контроля, которые предотвращают несанкционированные действия (доступ, уничтожение, изменение или перемещение документов). Защищенные документные системы поддерживают подотчетность организации и управление рисками.

2.3.3.4 Соответствие требованиям

Соответствующие требованиям документные системы - это системы, которые могут быть настроены для выполнения всех требований, возникающих в процессе осуществления текущей деятельности, ожиданий заинтересованных сторон и требований нормативной среды, в рамках которой организация осуществляет свою деятельность.

Системы могут быть проверены на их соответствие установленным требованиям в целях сохранения и улучшения СУД. Документные системы, которые соответствуют определенным требованиям, обеспечивают подотчетность организации, надлежащее управление ею и управление рисками.

2.3.3.5 Комплексность

Комплексные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деятельности организации, группы организаций или подразделений организации, в которых они используются. Комплексные документные системы обеспечивают результативность и эффективность ведения деятельности.

2.3.3.6 Системность

Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и официально принятой методологией. Это позволяет вести деятельность результативно и управлять рисками.

2.4 Принципы применения СУД

2.4.1 Общие положения

Успешное внедрение СУД основано на принципах, изложенных в 2.4.2-2.4.8.

2.4.2 Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны

В рамках СУД устанавливаются требования к документным системам, позволяющие удовлетворять текущие и будущие потребности организации и иных заинтересованных сторон.

2.4.3 Руководство и подотчетность

Руководители организации устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоративной культуры, создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управления документами для достижения организацией своих целей и требований подотчетности.

2.4.4 Принятие решений на основе достоверной информации

Применение СУД позволяет создавать, вводить в систему и управлять информационными активами организации в форме достоверных и аутентичных документов для обеспечения процесса принятия в организации решений, основанных на достоверной информации.

2.4.5 Вовлечение сотрудников

В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность, а также обеспечено обучение всех сотрудников организации, которые создают документы, управляют ими или используют их. Это относится к контрагентам, иным заинтересованным сторонам, а также сотрудникам сторонних организаций, с которыми у организации имеются совместные деловые процессы и создаются документы. Понимание процессов работы с документами в рамках всей организации улучшает ее информационную базу и результативность принятия решений.

2.4.6 Процессный подход

Эффективность деятельности организации и управления документами обеспечивается процессным подходом к управлению деятельностью организации, который связывает создание документов с деятельностью.

2.4.7 Системный подход к управлению

Интеграция управления документами в управление деятельностью организации в широком контексте системы управления включает анализ требований и планов, а также внедрение, пересмотр и улучшение политики и процедур в рамках всей организации на постоянной основе.

2.4.8 Постоянное улучшение

В результате постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности СУД совершенствуется и улучшается общая система управления организацией.

2.5 Процессный подход к СУД

Все организации, независимо от их размера и характера деятельности, должны определить и применять соответствующие рабочие процессы для достижения поставленных целей и задач. Настоящий стандарт придает особое значение осознанному применению системы ко всем процессам организации с тем, чтобы выявить и управлять динамикой процессов и их взаимосвязями.

Процессный подход к СУД предполагает:

a) определение требований к документам, включая требования и ожидания заинтересованных сторон, а также установление политики и целей в области управления документами;

b) внедрение и применение средств управления к управлению организационными рисками в отношении документов в сфере общих деловых рисков организации;

c) мониторинг и анализ деятельности и эффективности СУД;

d) постоянное улучшение, основанное на объективном измерении.

Рисунок 2 показывает, каким образом в СУД учитываются требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и учредителей) в отношении управления документами, и через необходимые процессы представляет на выходе документы, которые отвечают этим требованиям и ожиданиям.

Настоящая модель может быть применена в соответствующем масштабе, в зависимости от размера организации. Уровень детализации и сложности СУД, а также объем использованных ресурсов зависит от таких факторов, как область действия системы, размер организации и характер ее деятельности, продукции и услуг.

2.6 Лидирующая роль руководства

Высшее руководство несет ответственность за определение направления развития организации и за ознакомление сотрудников и заинтересованных сторон с приоритетами развития. Это положение подразумевает установление соответствия СУД требованиям и целям организации, а также понимание рисков управления документами, не отвечающего установленным требованиям.

Политику устанавливает высшее руководство для того, чтобы:

a) обеспечить непрерывность в работе организации;

b) обеспечить принятие и выполнение сотрудниками требований СУД;

c) гарантировать, что деловые процессы являются прозрачными и комплексными;

d) убедить учредителей, совет директоров, лиц, оказывающих влияние на организацию, аудиторов и иные заинтересованные стороны, что управление документами осуществляется надлежащим образом.

Рисунок 2 - Схема: структура СУД

Благодаря эффективному управлению и подотчетности высшее руководство создает условия, в которых СУД может работать результативно. Высшее руководство использует принципы применения СУД (см. 2.4) в качестве основы для определения своих действий в целях:

1) установления, поддержания, содействия проведению политики и целей в области управления документами для лучшего понимания работниками установленных требований;

2) обеспечения распределения, закрепления ответственности и делегирования полномочий по управлению документами в организации;

3) обеспечения гарантии того, что эффективная и результативная СУД разработана, внедрена и сохраняется для достижения целей организации;

4) обеспечения доступности необходимых ресурсов, в том числе человеческих, для сохранения и поддержания СУД;

5) регулярного анализа СУД;

6) совершения действий по улучшению СУД.

2.7 Взаимосвязь с иными системами менеджмента

Системы управления направлены на достижение результатов и управление рисками для достижения деловых целей, удовлетворения требований подотчетности и ожиданий заинтересованных сторон.

Интеграция СУД в общую систему управления организацией осуществляется в целях:

a) оптимизации процессов и ресурсов путем интеграции документных процессов и видов деятельности;

b) поддержки принятия решений, основанного на достоверной информации;

c) обеспечения совместимости систем менеджмента;

d) соответствия установленным требованиям и предоставления доказательств этого.

Внедрение стандартов на СУД поможет организациям в достижении целей и иных систем менеджмента. Это возможно благодаря тому, что:

1) в рамках системы менеджмента обеспечивается создание, управление и доступ к официальной и надежной информации, а также обеспечиваются доказательства осуществленной деятельности в течение установленного периода времени (срока хранения);

2) применяется систематический и верифицируемый подход к управлению документами и документационными процессами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента;

3) устанавливается основа для оценки документов, документационных процессов и практической деятельности в рамках иных систем менеджмента;

4) обеспечивается содействие постоянному улучшению работы организации при помощи интегрированных систем менеджмента.

Интеграция СУД и требований управленческих, производственных, контролирующих и автоматизированных систем позволяет создать структуру, которая обеспечивает удовлетворение потребностей пользователей и качество продукции.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 Термины, относящиеся к документам

3.1.1 архив(ы) (archive(s): Документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования.

Примечания

1 Архив может представлять собой место, где хранятся и доступны для пользования архивные документы. Также называют архивохранилищем.

2 Архив может представлять собой организацию или компьютерную программу, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам. Иногда их также называют архивным учреждением или архивной программой.

3.1.2

3.1.3

3.1.4

3.1.5 доказательство (еvidence): Документация о деловой операции.

Примечание - Документальное подтверждение совершения деловой операции, созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.

3.1.6

3.1.7 документ(ы) (record(s): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности.

________________

В данном значении термин record(s) используется в сфере управления документами.

Примечания

1 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.15.

2 Термин "доказательство" имеет не только юридическое значение (см. 3.1.5).

3 Применяется к информации на любом носителе, в любой форме или формате.

3.2 Термины, относящиеся к управлению

3.2.1

3.2.2

3.2.3

3.2.4 политика управления документами (records policy): Официально сформулированные высшим руководством намерения и направления деятельности организации в отношении систем управления документами.

3.2.5

3.3 Термины, относящиеся к процессам управления документами

3.3.1

3.3.2

3.3.3 конвертация (конвертирование) (сonversion): Процесс перемещения документов из одного формата в другой.

Пример - Сканирование документов на бумажных носителях для создания их цифровых копий (в форматах TIFF, JPEG и др.), перевод документов из формата Word в формат PDF, из формата текстового файла UNIX в формат текстового файла Microsoft (Windows), перевод файлов MSWord из версии 1 в версию 2.

3.3.4 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности восстановления.

Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.8.

3.3.5

3.3.6 документировать (document): Записывать, придавать конкретную форму или комментировать (снабжать примечаниями) для возможности последующего воспроизведения.

3.3.7 индексирование (indexing): Проставление условных обозначений для составления указателей в целях упрощения доступа к документам.

Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.11.

3.3.8 миграция (мigration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.

Пример - Перемещение сведений с магнитного диска на магнитную ленту, перемещение баз данных из СУБД Oracle в СУБД SQL Server (см. 3.3.3 для последующего использования).

3.3.9 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени (сроков хранения).

Примечание - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.14.

3.3.10

3.3.11

3.3.12 перемещение (transfer): Изменение способа или места хранения документов или права собственности на них.

Примечания

1 Может включать перемещение документов из одного места в другое.

2 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.20 и 3.21.

3.4 Термины, относящиеся к СУД

3.4.1

3.4.2 система управления документами (СУД) (management system for records): Система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов.

3.4.3

3.4.4 документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.

Примечание - Адаптированное из ИСО 15489-1:2001, статья 3.17.

3.4.5

Приложение А
(справочное)

Методология, использованная при разработке словаря

А.1 Общие положения

Универсальность применения стандартов на СУД требует использования:

a) технического описания без использования специального технического языка;

b) согласованного и гармонизированного словаря, который легко воспринимаем потенциальными пользователями стандартов СУД.

Понятия связаны между собой, и анализ взаимосвязей понятий в области систем управления документами, а также их группировка в единые системы понятий являются предпосылкой разработки согласованного словаря. При разработке словаря, представленного в настоящем стандарте, проведен такой анализ. В процессе создания словаря разработаны диаграммы понятий, представленные в А.3. Они могут быть полезны в информационном отношении.

А.2 Взаимосвязь понятий и их графическое представление

Существуют четыре главные формы взаимосвязей понятий, отраженных в настоящем приложении в соответствии с ИСО 704:2009 с ссылкой на ИСО 9000:2005 и GB-T 19100-2003 (Китай):

a) ассоциативная (ИСО 704:2009, 5.5.3 и ИСО 9000:2005, А.3.4 со стрелками),

b) односторонняя (GB-T 19100-2003, А.2.2.2 со стрелками),

c) партитивная связь (ИСО 704:2009, 5.5.2.3 и ИСО 9000:2005, А.3.3 без стрелок),

d) родовидовая (ИСО 704:2009, 5.5.2.2 и ИСО 9000:2005, А.3.2 без стрелок).

А.3 Диаграммы понятий

Схемы А.3.1-А.3.4 (рисунки А.3.1-А.3.4) показывают диаграммы понятий, на основании которых в разделе 3 тематически сгруппированы термины и их определения.

Так как термины приводятся без каких-либо относящихся к ним пояснений, рекомендовано обращаться к разделу 3 для получения подробных разъяснений по этим элементам.

Рисунок А.3.1 - Схема: понятия, относящиеся к документам (3.1)

Рисунок А.3.2 - Схема: понятия, относящиеся к управлению (3.2)

Рисунок А.3.3 - Схема: понятия, относящиеся к процессам управления документами (3.3)

Рисунок А.3.4 - Схема: понятия, относящиеся к системам управления документами (3.4)

Алфавитный указатель

Библиография

Электронный текст документа
и сверен по:

, 2019